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Projekte erfolgreich managen


Hast du auch viele Ideen, Vorhaben und Pläne, die du dringend angehen möchtest?

Studien zeigen, dass nur die Hälfte der Projekte in Unternehmen erfolgreich abgeschlossen werden, also innerhalb des Budgets, innerhalb des Zeitrahmens und mit guten Ergebnissen.


In diesem Artikel möchte ich dir einen Weg aufzeigen, wie du deine Sonderprojekte auf die Spur bringst und vermeidest, dass sie im Sande verlaufen.

Meistens wirst du wohl auf die Unterstützung deiner Mitarbeiter angewiesen sein. Deine Mitarbeiter müssen diese Projekte also zusätzlich zu ihrer eigentlichen Aufgabe erledigen. Und das, obwohl ihr eh schon am Anschlag arbeitet und sich kaum jemand findet, der Lust auf zusätzliche Projekte hat.


Ich habe in der Vergangenheit oft den Fehler gemacht, derartige Projekte zu voreilig zu starten. Dadurch habe ich manches Projekt gleich zu Beginn zum Scheitern verurteilt.

Denn der größte Engpass in Projekten ist nicht etwa die Zeit. Es ist die Motivation der am Projekt beteiligten Menschen. Die meisten Projekte erreichen nicht das gewünschte Ergebnis, weil das Team nicht mit dem nötigen Drive bei der Sache ist.

Seien wir mal ehrlich. Zusätzliche Projekte sind doch das Letzte, was deine Leute wollen. Projekte bedeuten für die Mitarbeiter oft nur zusätzliche Arbeit und noch mehr Erwartungsdruck von oben. Wenn Projekte scheitern, ist auch der Schuldige schnell gefunden, das Projektteam, wer sonst?

Ich habe das mittlerweile erkannt. Heute ist meine top Priorität, die Motivation während der Projektphase stets hochzuhalten.


Fokus auf wenige Projekte


Keine gute Idee wäre es, ein Projekt nach dem anderen zu starten. Dafür müssen wir Unternehmer uns etwas zügeln, denn wenn ich mir das Bild mit den typischen Projekten in kleinen Unternehmen anschaue, sehen alle Themen verlockend aus, nicht wahr?

So ging es wohl auch dem CEO eines deutschen Mittelständlers, für den ich tätig war. Nichts ging damals voran, Projekte scheiterten reihenweise und die Mitarbeiter waren genervt.

Ich verschaffte mir einen Überblick und fand 86 Sonderprojekte, an denen die Belegschaft in den letzten 12 Monaten gearbeitet hatte.

Mit dieser Erkenntnis konfrontierte ich den Inhaber. Zunächst verteidigte er die Bedeutung der einzelnen Projekte. Ich hatte dafür Verständnis, denn einzeln betrachtet ergaben viele Projekte durchaus Sinn.

Dann zeigte ich ihm eine Liste, die ich angefertigt hatte. Dort aufgelistet alle Mitarbeiter des Unternehmens und alle 86 Projekte. Auf einen Blick erkannte man, dass es Mitarbeiter gab, die an zig Projekten zeitgleich beteiligt waren.

„Okay, das ist tatsächlich viel“, gestand sich der Inhaber ein. Dann reichte ich ihm ein zweites Blatt. „Was ist das?“, fragte er.

„Das ist das Ergebnis einer Befragung, die ich durchgeführt habe“ erklärte ich ihm. Ich hatte die Beteiligten nach der Bedeutung der jeweiligen Projekte für das Unternehmen befragt. Ich fragte auch, welche Ergebnisse die Projekte hätten bringen sollen und welche sie tatsächlich gebracht haben.

Das Urteil war, gelinde gesagt, niederschmetternd. Einfach nur furchtbar.

Als Berater habe ich schon oft gesehen, dass Unternehmer sich zu schnell in Projekte stürzen, ohne ausreichend darüber nachzudenken.

Ich habe ihm also geraten, sich etwas Zeit zu nehmen, um gründlich über seine Projekte nachzudenken, bevor er sie startet. So mache ich das:

- Schritt 1 -

starten, zurückstellen oder streichen.

Bevor ich mir überlege, ob ich ein Projekt starte, nehme ich mir immer etwas Zeit, um mir selbst über das Ziel klar zu werden.

Ich schreibe meine Gedanken zusammen. Dafür stelle ich mir folgende Fragen:

  • Was erwarte ich von dieser Maßnahme?

  • Warum sollten wir ausgerechnet jetzt damit anzufangen?

  • Was sind mögliche Folgen, wenn wir diese Maßnahme jetzt nicht angehen?

Die Frage nach dem Timing ist mir dabei wichtig. Denn oft sind wir vom Nutzen einer Maßnahme überzeugt, kommen aber zu der Erkenntnis, dass jetzt vielleicht nicht der richtige Zeitpunkt dafür ist.

Früher habe ich diese Fragen im Team besprochen. Allerdings war ich dann oft mehr damit beschäftigt, die anderen zu überzeugen, als mich mit dem Thema kritisch auseinanderzusetzen.

Erst wenn ich überzeugt davon bin, dass wir das Projekt angehen sollten, kommt es auf die Projektliste.


Hier ein echtes Beispiel, wie das aussehen kann. Es ging in diesem Fall darum, eine LinkedIn Strategie zu entwickeln. Ich stellte dem Unternehmer zunächst die Fragen und fasste die Antworten zusammen.

Beispiel Projektfragen_Linkedin Strategie
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- Schritt 2 -

Ziele des Projekts festlegen

Ich habe ein Prinzip: Es wird niemals ein Projekt gestartet, bei dem nicht von Beginn an allen Beteiligten klar ist, warum wir das machen.

Für mich ist das aus zweierlei Gründen enorm wichtig:

Erstens möchte ich in meiner Firma keine Ressourcen verschwenden. Jedes Projekt kostet schließlich zusätzlich Zeit, Geld und Energie.

Der zweite Grund ist, dass ich meinen Mitarbeitern gegenüber eine gute Antwort darauf haben möchte. Das hat etwas mit Respekt und Motivation zu tun.

Denn wenn ich später vom Team erwarte, dass sie eigenverantwortlich und hoch motiviert an diesem Projekt arbeiten, sollten alle davon überzeugt sein, dass es und weiterbringt.

Zunächst haben wir daher den Auftrag definiert, also die genaue Aufgabe, die das Projekt erfüllen soll. Dies umfasste auch die Ziele des Projekts, also was wir erreichen wollten und warum es wichtig war. Die beiden übergeordneten Ziele waren:

  1. Die Bekanntheit des Unternehmens sollte innerhalb der Zielgruppe gesteigert werden.

  2. Auf LinkedIn soll das Unternehmen auch bei potenziellen Kandidaten als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden.

Wir haben die Ziele danach noch weiter konkretisiert, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder dasselbe Verständnis davon hatten.

- Schritt 3 -

Stelle ein gutes Projektteam zusammen

Nun gilt es sich zu überlegen, wer aufgrund seiner Fähigkeiten und Kompetenzen am besten für diese Aufgabe geeignet wäre. Dabei sollten wir nicht immer nur die Leistungsträger auswählen oder diejenigen, die gerade nicht ausgelastet sind.

Stattdessen haben wir versucht, ein ausgewogenes Team zusammenzustellen, das in der Lage ist, die Herausforderungen des Projekts zu meistern.

Folgende Eigenschaften sollten die Mitarbeiter mitbringen: Veränderungsbereitschaft, Branchen- oder Fachkenntnisse, positive Einstellung.

Was wir nicht brauchen: Zweifler und Bedenkenträger. Und auch unreflektierte Optimisten sind nicht zu gebrauchen, weil ihnen der kritische Blick fehlt.



- Schritt 4 -

Rahmenbedingungen im Steckbrief

Dann haben wir die Rahmenbedingungen des Projekts festgelegt. Das kann von Projekt zu Projekt variieren. Aber hier mal die Dinge, die es festzulegen gilt:

Arbeitet das Projektteam während der Arbeitszeit oder zusätzlich zur Arbeitszeit?

Können andere Arbeiten liegen bleiben, und wenn ja, welche?

Wird die Arbeit im Projekt zusätzlich bezahlt oder incentiviert?

Damit keine Zeit verschwendet wird, bestimmen wir den maximalen Zeiteinsatz für das komplette Projekt (z.B. 5 Sessions a 3 Std. in den nächsten 3 Wochen)

Wie viel Geld darf ausgegeben werden?

Fahrplan / Milestone: (Planung, Vorbereitung, Umsetzung. Anschluss)

Durch das Schreiben des Projekt-Steckbriefs konnten wir sicherstellen, dass alle Beteiligten das Projekt in die gleiche Richtung vorangetrieben haben. Es half uns auch, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, da wir alle eine klare Vorstellung davon hatten, was wir erreichen mussten und welche Bedingungen wir einhalten mussten.

- Schritt 5 -

Anerkennung und Feedback

Dieser letzte Punkt ist mir besonders wichtig, weil ich weiß, dass er über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.

Regelmäßiges Feedback an das Projektteam ist enorm wichtig, um rechtzeitig dem Team zu signalisieren, ob das Projektteam unsere Erwartungen erfüllt. Es zeigt aber auch, dass wir uns für das Projekt interessieren.

Oft werden Projektteams auf die Reise geschickt und hören nie wieder etwas von uns. Das ist nicht gut. Bleib unbedingt am Team dran. Das heißt übrigens nicht, dass du dich ständig einmischt und für Unruhe sorgst. Im Gegenteil. Vertraue dem Team und lass sie laufen.

Mindestens genauso wichtig ist die Anerkennung von Extraleistungen. Sie fördert Engagement und Motivation und schafft eine positive Teamdynamik. Du solltest den Menschen im Projektteam dankbar dafür sein, dass sie ihre Zeit und Energie in das Projekt einbringen. Feiert gemeinsam auch kleine Erfolge.

So bekommen alle Mitarbeiter mit, was das Projektteam gerade macht.

Projektarbeit soll bei dir im Unternehmen Spaß machen!



 

Die Kernaussagen der Lektion:

Nur die Hälfte der Projekte in Unternehmen werden erfolgreich abgeschlossen.


Die Motivation der am Projekt beteiligten Mitarbeiter ist der größte Engpass in Projekten, da Projekte oft zusätzliche Arbeit bedeuten und noch mehr Erwartungsdruck von oben erzeugen.


Unternehmer sollten sich Zeit nehmen, um gründlich über ihre Projekte nachzudenken, bevor sie sie starten.


Ein strukturiertes Vorgehen bei der Projektplanung kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, das Team motiviert zu halten und Ressourcen zu sparen.


Regelmäßiges Feedback und Anerkennung von Extraleistungen sind wichtige Faktoren, um Engagement und Motivation im Projektteam aufrechtzuerhalten und eine positive Teamdynamik zu schaffen.

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